Asynkronisen tapahtuman järjestäminen on monelle tapahtumajärjestäjälle uusi käsite, mutta se voi olla erinomainen tapa tavoittaa suuri yleisö ja tarjota osallistujille monipuolisesti tietoa ja osallistumismahdollisuuksia. Asynkronisella tapahtumalla tarkoitetaan tapahtumaa, joka ei tapahdu reaaliajassa, vaan osallistujat voivat osallistua tapahtumaan silloin kun se sopii heille parhaiten.
Vaikka asynkroninen tapahtuma tarjoaa monia etuja, sen toteuttaminen voi tuoda harmaita hiuksia, jos sitä ei suunnittele ja toteuta huolellisesti. Tässä muutamia tärppejä onnistuneen asynkronisen tapahtuman järjestämiseen.
1. Suunnittele rakenne ja rytmitys huolellisesti
Yksi tärkeimmistä asioista asynkronisen tapahtuman järjestämisessä on tapahtuman rakenne ja rytmitys. Osallistujien tulee pystyä seuraamaan tapahtumaa helposti ja tapahtuman eri osien on selkeästi erotuttava toisistaan. Rytmitys on myös tärkeä osa tapahtuman onnistumista. Osallistujille täytyy olla mahdollisuuksia pitää taukoja ja palata tapahtuman pariin myöhemmin itselle sopivana ajankohtana. Huomioi myös tapahtuman pituus, jotta osallistujat eivät kyllästy ja jaksavat seurata tapahtumaa loppuun asti.
2. Ohjeista selkeästi
Ohjeista jo ennakkoon ja selkeytä tapahtuman tavoitteet ja odotukset. Osallistujien täytyy ymmärtää, mitä heidän odotetaan tekevän asynkronisessa tapahtumassa. Tarjoa selkeät ohjeet tapahtuman kulusta, miten materiaali on saatavilla ja kuinka osallistujat voivat olla vuorovaikutuksessa muiden kanssa. Ohjeista miten osallistujat voivat hyödyntää tapahtuman tarjoamaa tietoa parhaiten.
3. Luo yhteisöllisyyttä ja sitouta
Yksi haaste asynkronisen tapahtuman järjestämisessä on osallistujien sitouttaminen. Sitoutumista voit edesauttaa luomalla hyvän tunnekokemuksen osallistujille. Osallistujien on tärkeää tuntea, että he ovat tervetulleita ja että tapahtuma on räätälöity heidän tarpeidensa mukaan.
4. Muistuta lempeästi
Asynkronisen tapahtuman suurin riski on se, että se unohtuu. Tämän riskin välttämiseksi panosta hyvään, oikea-aikaiseen muistutus- ja markkinointistrategiaan. Tämä voi sisältää kalenterimuistutuksia, sähköpostimuistutuksia, some-kampanjoita ja jopa henkilökohtaisia puheluita tai viestejä osallistujille.
Summa summarum - asynkroninen tapahtuman järjestäminen tarjoaa monia etuja, mutta se vaatii huolellista suunnittelua ja hyvää toteutusta. Ohjeista, sitouta, rytmitä sekä muistuta! Opi sekä omista että muiden onnistumisista ja epäonnistumisista!
Tutustu asynkronisen tapahtuman järjestämiseen tarkemmin kuuntelemalla podcast jaksomme teemasta!
Comentarios